29 July 2024
(Scroll down for French translation)
Published by Investment Executive
An advisor told me he is fighting with his compliance department, which insists that note taking is required under the client-focused reforms (CFRs). The advisor scoured the regulations and found nothing that states “note taking” is required. Therefore, he concluded he has no obligation to take notes.
Do you agree?
If you too think notes are not required, it may be because you do not understand that the CFRs are in code. I will help you crack the code.
There are few specific references to “notes” or “note taking” in the regulation (NI 31-103) or companion policy (31-103CP, which explains how to fulfil the obligations in the national instrument) or even in the rules of the Canadian Investment Regulatory Organization (CIRO). There is, however, language that requires registered firms/dealers to establish and maintain compliance with policies and procedures (Part 11 of NI 31-103), which includes to “document” information and “demonstrate” compliance by registered individuals to ensure requirements are met related to dealing with clients (Part 13 in both the national instrument and companion policy).
The language in Part 13 includes that you as a registered advisor must take “reasonable steps” to:
You must also:
It is impossible to prove you fulfilled your CFR obligations without recording client conversations (I recommend recording client conversations only in limited circumstances), writing emails or letters, or entering into your client relationship management (CRM) system notes reflecting your discussions with clients. While the language in the CFRs appears to be in code, the intention is to provide advisors and firms/dealers with some flexibility by not prescribing how to fulfil these obligations. I suggest note taking is the simplest and least time-consuming option, but you can choose other means.
Let’s look at an example. Mr. Salisbury is your client. You are completing his KYC form, and you ask him to provide the name and contact information of a TCP. Mr. Salisbury says he doesn’t have anyone or doesn’t want to choose anyone, so you mark on the form (KYC or otherwise) that he refuses to provide a TCP.
Are you done? Have you taken “reasonable steps,” and can you prove you fulfilled the requirement?
Let’s decode the CFRs — the national instrument and the companion policy — as well as CIRO’s rules and determine whether the advisor had to do more than tick off a box or whether additional proof, in the form of notes or otherwise, is required.
NI 31-103, s. 13.2.01(1), provides (in my words) that, when you are collecting a client’s KYC information, you must take “reasonable steps” to obtain the name and contact information of a TCP along with written consent that you can contact the TCP to make inquiries regarding:
The companion policy, Appendix G, sets out the purpose of the TCP and provides examples of “reasonable steps” the advisor can take when the client refuses to provide a TCP, as Mr. Salisbury did. While no reference is made to “notes,” I set out below in brackets how notes would be useful:
Furthermore, the companion policy provides that if the client refused to provide a TCP in the past, the advisor should still ask the client at each update (and take notes of having asked) if they would like to provide a TCP. So, a note in the CRM system at the time of a KYC update would be evidence of having taken “reasonable steps.”
Whether it is the TCP provisions or any other CFR provision that refers to “reasonable efforts,” ask yourself how you will pass an audit if you do not have a record, be it notes in the system (less-time consuming) or a professionally composed email, mail fax or other written communications to the client (more time-consuming).
To summarize, while there are not many references to “notes” or “note taking” in the CFRs, know that firms/dealers are expected to ensure that the advisors maintain proof.
I hope I have cracked the code, and you now appreciate that “reasonable efforts,” along with other language, means that, while you can choose how you want to document these efforts, note taking is the easiest and least time-consuming way to protect yourself, your firm and your clients.
Publié par Investment Executive
Un conseiller m’a raconté avoir argumenté avec son service de la conformité, qui était convaincu que la prise de note était exigée en vertu des réformes axées sur le client (RAC). Pourtant, il avait fouillé dans la réglementation et n’avait rien trouvé qui mentionnait une telle exigence. Il en avait donc conclu qu’il n’était pas tenu de le faire.
Qu’en dites-vous?
Si vous êtes du même avis, il se peut que vous ne compreniez pas le langage codé des RAC. Laissez-moi vous aider à le décrypter.
On retrouve peu de références précises concernant les « notes » ou la « prise de notes » dans le règlement (Règlement 31-103) ou dans son instruction générale (31-103CP, qui explique comment s’acquitter des obligations du règlement), voire même dans les règles de l’Organisme canadien de réglementation des investissements (OCRI). Cependant, il y est indiqué que les courtiers et les sociétés inscrites doivent établir et maintenir des politiques et procédures pour s’y conformer (Partie 11 du Règlement 31-103), notamment en « documentant » l’information et en « démontrant » la conformité des personnes physiques inscrites aux exigences relatives aux activités avec les clients (Partie 13 du règlement et de son instruction générale).
Les dispositions de la Partie 13 indiquent également qu’un conseiller inscrit doit prendre des « mesures raisonnables » pour :
Vous devez également :
Il est impossible de démontrer que vous avez rempli vos obligations à l’égard des RAC sans opter pour l’une des méthodes suivantes : enregistrer les conversations avec les clients (je recommande de le faire seulement en de rares circonstances), écrire des courriels ou des lettres, ou entrer des notes dans le système de gestion des relations clients (CRM) reflétant vos discussions avec les clients. La formulation employée dans les RAC peut sembler codée, mais elle vise à fournir aux conseillers de même qu’aux sociétés et courtiers une certaine flexibilité en n’imposant pas la façon de remplir ces obligations. J’estime que la prise de notes est la méthode la plus simple et la plus rapide, mais vous pouvez choisir une autre option.
Prenons l’exemple d’un client, M. Salisbury. Vous remplissez son formulaire de Connaissance du client et vous lui demandez de fournir le nom et les coordonnées d’une personne de confiance. M. Salisbury vous mentionne qu’il n’en a pas ou qu’il ne souhaite pas en choisir une. Vous indiquez donc sur le formulaire (Fiche client ou autre) qu’il a refusé d’en fournir une.
Avez-vous terminé? Avez-vous pris les « mesures raisonnables » et pouvez-vous prouver que vous avez répondu à l’exigence?
Décryptons les RAC — le règlement et son instruction générale — ainsi que les règles de l’OCRI, afin de déterminer si le conseiller n’avait réellement qu’à cocher une case ou s’il devait fournir des preuves additionnelles sous forme de notes ou autres.
Le Règlement 31-103, a. 13.2.01(1), stipule (dans mes mots) que, lorsque vous recueillez l’information sur la connaissance du client, vous devez prendre les « mesures raisonnables » pour obtenir le nom et les coordonnées d’une personne de confiance, ainsi que le consentement écrit du client vous autorisant à faire appel à cette personne lorsque vous vous trouvez notamment dans l’une des situations suivantes :
Dans l’ instruction générale, l’Annexe G mentionne l’objectif de la personne de confiance et présente des exemples de « mesures raisonnables » que peut prendre le conseiller lorsque le client refuse de nommer une personne de confiance, comme M. Salisbury. Il n’est pas précisément mentionné de prendre des notes, mais j’indique ci-dessous entre parenthèses comment ces notes peuvent être utiles :
De plus, l’instruction générale stipule que si le client a refusé de fournir le nom d’une personne de confiance dans le passé, le conseiller doit lui demander de nouveau chaque fois qu’il procède à une mise à jour (et prendre note de sa demande). Par conséquent, une note laissée dans le système CRM au moment de la mise à jour de la Fiche client démontrerait la prise de « mesures raisonnables ».
Qu’il s’agisse des dispositions concernant la personne de confiance ou toute autre disposition des RAC qui traite d’« efforts raisonnables », demandez-vous comment vous vous soumettriez à un audit si vous n’aviez rien dans vos dossiers. Cette consignation peut prendre la forme de notes dans le système (plus rapide) ou d’un échange d’un courriel, d’une lettre, d’une télécopie ou de toute autre communication rédigée de façon professionnelle et envoyée au client (plus long).
En résumé, même si on ne trouve pas plusieurs références aux « notes » ou à la « prise de notes » dans les RAC, sachez que les sociétés et les courtiers sont tenus de s’assurer que les conseillers conservent des preuves.
J’espère avoir décrypté le tout et vous avoir aidé à comprendre que les « efforts raisonnables » et autres formulations signifient que, même si vous pouvez choisir la façon de documenter ces efforts, la prise de notes demeure la façon la plus simple et la plus rapide pour protéger votre société, vos clients et vous-même.